Privatlivspolitik
Hos Jordan Advokatpartnerselskab (i det følgende benævnt Jordan Advokatpartnerselskab) er datasikkerhed og fortrolighed højt prioriteret.
Af denne privatlivspolitik fremgår, hvordan vi håndterer de personoplysninger om vores klienter og andre parter, vi kommer i besiddelse af i forbindelse med sagsbehandling eller til opfyldelse af andre formål, f.eks. opfyldelse af myndighedskrav.
1. Jordan Advokatpartnerselskab som dataansvarlig
Jordan Advokatpartnerselskab er dataansvarlig, når vi behandler vores klienters sager. Som advokat arbejder vi som oftest selvstændigt og vurderer herunder selvstændigt grundlaget og behovet for indsamling af personoplysninger. Vi er samtidig underlagt en række forpligtelser i vores sagsbehandling, herunder de advokatetiske regler og retsplejeloven, der forpligter os til -uafhængig af klientens opfattelse - at foretage en selvstændig vurdering af processen i en sag.
Den ansvarlige juridiske enhed er:
Jordan Advokatpartnerselskab
CVR-nr. 34045003
Vesterbrogade 33
1620 København V
Telefon: 33255400
I vores rolle som ejendomsadministrator betragter vi os som databehandler, jf. nedenfor.
2. Jordan Advokatpartnerselskab som databehandler
I vores egenskab af ejendomsadministrator er vi databehandler på vegne af de ejendomsselskaber, som vi administrerer ejendomme for. I disse tilfælde arbejder Jordan Advokatpartnerselskab efter instruks fra den dataansvarlige og i henhold til en databehandleraftale. Her finder denne privatlivspolitik ikke anvendelse for sagsbehandlingen.
3. Hvad er formålet med behandlingen af personoplysninger, og hvilke oplysninger er der tale om?
Formålet med vores behandling af personoplysninger er at udføre almindelig advokatvirksomhed, dvs. at kunne løse det opdrag, som er blevet givet os, herunder leve op til de forpligtelser, der påhviler os i kraft af særlig lovgivning, fx hvidvaskloven.
I forbindelse med vores sagsbehandling indhenter og behandler vi kun personoplysninger i det omfang, det er nødvendigt for sagsbehandlingen, og hvis der er et lovligt grundlag for det.
De personoplysninger, der efter omstændighederne kan være tale om at behandle, er identitets-, kontakt- og professionelle oplysninger, herunder navn, e-mailadresse, telefonnummer, privatadresse, stilling, uddannelsesmæssige baggrund og oplysninger om forretningsmæssige relationer. Desuden behandler vi oplysninger om finansielle forhold, herunder betalingsoplysninger og skatteoplysninger. Vi kan også behandle oplysninger fra offentlige myndigheder (fx politi, domstole, klagenævn, forvaltninger mv.).
Retsgrundlaget for vores behandling er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, da behandlingen er nødvendig for at opfylde aftalen om advokatbistand. Afhængig af de konkrete omstændigheder i den eller de sager, vi bistår med, kan vi ligeledes behandle følsomme personoplysninger, f.eks. helbredsoplysninger, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f, og/eller oplysninger om strafbare forhold, jf. databeskyttelseslovens § 8, stk. 3 og 4. Der henvises tillige til afsnit 6 og 7 om hhv. fondsadministration og dødsboskifte.
Til opfyldelse af de forpligtelser, vi er underlag efter hvidvaskloven, vil vi ligeledes behandle personoplysninger, herunder identitetsoplysninger, fx navn, CPR- og pasnummer etc.
Når vi behandler personoplysninger om modparter og andre personer med tilsvarende nødvendig relation til en sag, udgør vores retsgrundlag for behandlingen databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, om overholdelse af en retlig forpligtelse samt databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f (interesseafvejningsreglen), hvor vores legitime interesse består i at forfølge eller håndhæve et retskrav. Hvis der er tale om følsomme oplysninger udgør behandlingsgrundlaget databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f om at håndhæve eller forsvare et retskrav.
Oplysningerne indsamles primært fra vores klienter, men i mange tilfælde også fra andre – herunder modparten og andre aktører i sagen.
4. Modtagere
I visse tilfælde overlader vi personoplysninger til Jordan Advokatpartnerselskabs samarbejdspartnere og eksterne leverandører, fx IT-leverandører, som bistår os med drift af virksomhed. Disse samarbejdspartnere behandler alene personoplysningerne på vores vegne og i overensstemmelse med vores instruks.
Vi kan ligeledes videregive personoplysninger til eksterne tredjeparter, hvis vi bliver pålagt det, eller det er en del af en levering af en aftalt ydelse. Det kan fx være til politiet, SKAT, Erhvervsstyrelsen, Tinglysningsretten og andre offentlige myndigheder, danske eller udenlandske domstole, voldgiftsretter, andre advokatvirksomheder, modparter i sager samt eksterne samarbejdspartnere.
I forbindelse med, at vi skal indsætte modtagne klientmidler på en klientkonto, har vi pligt til at videregive klientens identitetsoplysninger til det kontoførende pengeinstitut til brug for dettes opfyldelse af de pligter, der påhviler det efter hvidvaskloven.
5. Overdragelse af personoplysninger til tredjelande
Jordan Advokatpartnerselskab overfører ikke personoplysninger til tredjelande (lande uden for EU/EØS), medmindre det sker til en specifik klient, modpart, domstol eller lignende. I så fald vil sådanne overførsler ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens artikel 49, stk. 1, litra b-e.
6. Særligt om fondsadministration
Bestyrelserne for de fonde, som administreres på advokatkontoret, er sammen med Jordan Advokatpartnerselskab dataansvarlige i relation til de personoplysninger, som modtages i forbindelse med fondsarbejdet.
Med henblik på stillingtagen til ansøgninger om legater fra fondene samt til brug for udbetaling af støtte skal legatansøgerne indsende en række personoplysninger.
Der er tale om følgende kategorier af personoplysninger: navn og kontaktoplysninger, økonomiske-, familiemæssige-, helbredsmæssige-, arbejdsmæssige- samt uddannelsesmæssige oplysninger, CPR-nummer og kontooplysninger. CPR- og kontonummer behandles derudover, hvis der sker udbetaling fra fonden.
Jordan Advokatpartnerselskab indsamler ikke anden data om ansøgeren end dem, som legatansøger selv, har fremsendt til fonden.
Retsgrundlaget for vores behandling af personoplysninger i ansøgninger er interesseafvejningsreglen i persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Den legitime interesse, der forfølges, er vurdering af de indkomne ansøgninger i forhold til den enkelte fonds vedtægtsbestemmelser, administration af udbetalinger fra fondene samt muligheden for at kunne kommunikere med ansøgere.
Det retlige grundlag for behandling af CPR-numre er databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, da vi i medfør af lov er forpligtet til at indberette udbetalinger til SKAT.
Videregivelse
Til brug for udbetaling af legater, for udarbejdelse af fondenes regnskaber og for opfyldelse af oplysningspligt over for fondsmyndighederne, videregives nødvendige personoplysninger til banker, revisorer, SKAT, Civilstyrelsen samt Erhvervsstyrelsen.
7. Særligt om dødsboskifte
Som del af et dødsboskifte kan vi behandle personoplysninger om afdødes livs-og andre arvinger/legatarer samt andre pårørende og interessenter i øvrigt.
Formålet med behandlingen er gennemførelse af skiftet i overensstemmelse med lovkrav og de pligter, vi som advokat og/eller bobestyrer er pålagt samt til administrative og andre interne formål i relation til vores advokatvirksomhed.
Kategorier af personoplysninger, der behandles om afdøde og de ovenfor nævnte interessenter kan være følgende almindelige personoplysninger: navn og kontaktoplysninger, fødselsdato, slægtskab, statsborgerskab, forsikringsforhold, kontonummer, testamenter og anmeldelse af krav.
Det kan også være nødvendigt at behandle særlige kategorier af personoplysninger, herunder helbredsoplysninger i forbindelse med fastlæggelse af eventuelle retskrav, herunder til brug for håndtering af forhold vedrørende pension og sociale ydelser mv.
CPR- og pasnummer behandles, når det er lovkrav, herunder i medfør af dødsboskatteloven, boafgiftsloven, eller hvis det er nødvendigt med henblik på fastlæggelse af retskrav. Behandling af oplysninger om strafbare forhold behandles ligeledes om nødvendigt.
Hovedparten af personoplysningerne modtages eller indhentes via vores legitimation som bobestyrer eller advokat i henhold til skiftefuldmagt enten fra skifteretten og øvrige myndigheder eller forsikringsselskaber, banker, m.fl., via afdødes dokumenter, herunder skattemappen, fra offentlige tilgængelige kilder eller fra interessenter.
Hjemmelsgrundlaget for vores behandling er primært databeskyttelsesforordningens artikel 6 samt databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, databeskyttelseslovens § 8 samt § 11, stk. 2.
Endvidere behandles almindelige personoplysninger i medfør af databeskyttelses-forordningens artikel 6, stk. 1, litra f (interesseafvejningsreglen) med henblik på at gennemføre en effektiv og hensigtsmæssig sagsbehandling.
Endelig kan behandling af personoplysninger ske på baggrund af et udtrykkeligt samtykke. I så fald vil det kunne trække tilbage med virkning for fremtiden.
Videregivelse
Som led i dødsboskiftet videregiver vi personoplysninger til skifteretter, domstole, andre myndigheder, forsikringsselskaber, banker, arvingsrepræsentanter, modparter advokater, modparter uden advokatrepræsentation, underleverandører, der bistår med rydning, sagkyndige rådgivere, herunder ejendomsmæglere, derudover forsyningsselskaber, kreditforeninger, låsesmed, kirkekontor, revisor, landsarkivet og øvrige interessenter. Videregivelse sker kun i relevant omfang til brug for gennemførelse af skiftet.
8. Særligt om cookies og vores hjemmeside
Bemærk, at det er nødvendigt, at du som bruger af vores hjemmeside, afgiver visse personoplysninger, for at du kan anvende sidens funktioner. For eksempel har vi brug for dine kontaktoplysninger for at kunne besvare en henvendelse fra dig.
Vi bruger ligeledes cookies på hjemmesiden. Se vores cookie-politik på vores hjemmeside.
9. Sikkerhed
Vi har høje standarder for sikkerhed, også når det gælder beskyttelsen af personoplysninger. Derfor har vi en række interne procedurer og politikker, der sikrer, at vi lever op til vores høje sikkerhedsstandarder og således opfylder kravene om implementering af passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger. Dermed gør vi vores bedste for at sikre personoplysningernes kvalitet og integritet.
10. Opbevaring og sletning
Vi sletter personoplysninger, når vi ikke længere har behov for at behandle dem til at opfylde et eller flere af de formål, som fremgår ovenfor. Særlige lovregler, herunder i fx bogførings-, hvidvask- og forældelsesloven, kan dog give os pligt eller ret til at opbevare dem i længere tid.
I udgangspunktet opbevares oplysninger tilknyttet vores klienters sager i 10 år efter sagens afslutning, hvorefter de slettes i det hele. Denne periode er begrundet i vores rådgiveransvar og den omstændighed at den absolutte frist for at kunne gøre et rådgiveransvar gældende er 10 år.
Af hensyn til at kunne varetage vores forpligtelser om interessekonflikter efter de advokatetiske regler, kan vi opbevare oplysninger om vores klienter og modparter (uden selve sagsmaterialet) i længere tid.
For så vidt angår de legatansøgere, der opnår støtte i fonde, opbevares nævnte personoplysninger så længe, det er nødvendigt. I udgangspunktet opbevares personoplysningerne i mindst 5 år fra udløbet af det regnskabsår, hvori der sker udbetaling, af hensyn til retlige forpligtelser i bogføringsloven.
Opnås der ikke tilsagn om støtte, makuleres/slettes ansøgningerne normalt umiddelbart efter, at fondens bestyrelse har behandlet ansøgningerne - og senest 1 år efter behandlingen.
11. Rettigheder for personer, hvis persondata, vi behandler
Som registreret har du ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig, med visse undtagelser, der er fastsat i lovgivningen. Derudover kan du gøre indsigelse mod indsamling og videre behandling af dine personoplysninger. Endvidere har du ret til berigtigelse af dine personoplysninger eller bede os om at begrænse behandlingen af dine personoplysninger.
Hvis du beder om det, vil vi slette de personoplysninger, som vi har registreret om dig, uden unødigt ophold, medmindre vi kan fortsætte behandlingen på et andet grundlag, fx hvis behandlingen er nødvendig for at kunne fastlægge et retskrav, eller hvis det er nødvendigt for at besvare en henvendelse fra dig.
Under visse omstændigheder kan du også anmode om, at vi giver dig en kopi af dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, og anmode om, at vi transmitterer oplysningerne til en anden dataansvarlig (dataportabilitet).
Hvis vi behandler dine personoplysninger på baggrund af dit samtykke, kan du til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Dette kan ske ved at kontakte os (se nedenfor). Hvis du trækker dit samtykke tilbage, vil vi ophøre med at behandle dine personoplysninger, medmindre vi er berettigede eller forpligtede til at fortsætte behandlingen eller opbevaringen af dine personoplysninger på andet grundlag, herunder i henhold til lovgivningen. Tilbagekaldelse af dit samtykke berører ikke lovligheden af den behandling, som er sket før tilbagekaldelse af samtykket.
Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder som beskrevet ovenfor, er du til enhver tid velkommen til at kontakte os (se nedenfor under pkt. 13).
Vi beder om, at du i forbindelse med henvendelser vedrørende dine rettigheder giver os tilstrækkelige oplysninger til, at vi kan behandle din henvendelse, herunder dit fulde navn og din e-mailadresse, så vi kan identificere dig og svare på din anmodning. Vi vil svare på din henvendelse hurtigst muligt.
Hvis du er uenig i den måde, som vi behandler dine personoplysninger på, eller de formål, som vi behandler oplysningerne til, er du velkommen til at kontakte os. Du kan også indgive en klage til:
Datatilsynet
Borgergade 28, 5. sal
1300 København K
Telefon 33 19 32 00
E-mail: dt@datatilsynet.dk
12. Ændringer af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at ændre denne privatlivspolitik grundet væsentlige ændringer i lovgivningen, nye tekniske løsninger, nye eller forbedrede funktioner eller for at forbedre hjemmesiden.
13. Kontakt
Kontakt info@stenohus.dk med ”Privatlivspolitik” i emnefeltet, hvis du ønsker at gøre brug af diner rettigheder i forhold til de personlige oplysninger, vi har registreret om dig, eller hvis du i øvrigt har spørgsmål til vores privatlivspolitik.
Senest opdateret 09.04.2019